10 tips voor het beheersen van effectief timemanagement op het werk

We hebben allemaal de ellende van timemanagement op het werk ervaren. Je wordt hoopvol en optimistisch wakker - je bent niet van plan om al je deadlines te halen maar je bent van mening dat je vandaag stappen zult maken.

Je vertrekt laat, je raakt in het verkeer en je komt al gefrustreerd aan op je werk door de evenementen die je hebt meegemaakt. Als je gaat zitten om dat project dat je al weken uitstelt, eindelijk af te ronden, realiseer je je dat je opeenvolgende vergaderingen hebt tot het middaguur - en ja, je bent al te laat voor de eerste. Je loopt eindelijk de laatste vergadering uit en je begint door e-mails te waden. En dan komt je college met vragen. Hij heeft een last-minute verzoek voor je. "Het duurt maar een uur", zegt hij. Eind van de dag heb je het gevoel dat je veel hebt gedaan maar je takenlijst is alleen maar langer geworden.

Het goede nieuws is dat er manieren zijn om die schijnbaar ongrijpbare verloren uren van de dag terug te winnen. Het draait allemaal om persoonlijke timemanagement: beheer jouw tijd in plaats van het te laten beheren. We hebben tien tips voor timemangement om je snel op weg te helpen.

1. Zoek uit hoe u uw tijd momenteel besteedt.

Als je je timemanagement gaat optimaliseren, moet je eerst uitzoeken waar de tijd naartoe gaat. Probeer ijverig je tijd gedurende een week vast te leggen en je dagelijkse activiteiten te monitoren. Hiermee krijg je zicht in:

• Hoeveel op een dag haalbaar is;

• Identificeer je knelpunten en hickups in je tijdsplanning;

• Focus je op taken die het meeste rendement opleveren.

Door dit inzichtelijk te maken wordt al snel duidelijk waar je tijd aan wordt besteed. Hierbij is het vooral van belang om eerlijk te zijn naar jezelf toe. Je krijgt een nauwkeuriger beeld van hoe lang bepaalde soorten taken duren. Deze oefening kan je ook helpen te bepalen op welk moment van de dag je het meest productief bent - op die manier weet je wanneer je aan je projecten moet werken die de meeste focus en creativiteit vereisen.

2. Maak een planning, hou je eraan en stuur bij

Deze stap is absoluut cruciaal om te leren omgaan met tijd op het werk. Probeer niet eens je dag te beginnen zonder een georganiseerde takenlijst. Maak een lijst met de meest dringende taken voor de volgende dag voordat je het werk voor die dag verlaat. Met deze stap kunt u meteen aan de slag als je weer aan het werk gaat. Je weet hiermee al namelijk wat je te wachten staat.

Als je het de dag ervoor niet kunt doen, zorg er dan voor dat je je lijst 's ochtends als eerste opschrijft. Je zult merken dat de tijd die je besteedt aan het maken van een duidelijk plan niets is vergeleken met de tijd die je verliest met het springen tussen taken als je zo'n plan niet hebt.

3. Stel verstandig prioriteiten

Bij het organiseren van uw takenlijst is het stellen van prioriteiten de sleutel tot succesvol timemanagement op het werk. Begin met het elimineren van taken die je in de eerste plaats niet zou moeten uitvoeren. Identificeer vervolgens de drie of vier belangrijkste taken en voer die als eerste uit. Op die manier zorg je ervoor dat je de essentiële zaken afrondt.

Evalueer jouw takenlijst en zorg ervoor dat je deze hebt georganiseerd op basis van het belang van een taak in plaats van de urgentie ervan. Belangrijke verantwoordelijkheden ondersteunen het bereiken van uw doelen, terwijl urgente verantwoordelijkheden onmiddellijke aandacht vereisen en samenhangen met het bereiken van andermans doelen. We hebben de neiging om de urgentie te laten domineren wanneer we ons echt moeten concentreren op activiteiten die onze zakelijke doelen ondersteunen.

Om deze valkuil te vermijden, kun je een tijdmanagementmatrix gebruiken. Dit is ook wel bekend als een Eisenhower-matrix. Het is een organisatorisch hulpmiddel voor het prioriteren van taken op basis van belang en urgentie. Onderstaand een voorbeeld.

Korte toelichting over de matrix:

• Belangrijk en urgent: deze taken hebben belangrijke deadlines met een hoge urgentie - voltooi ze meteen.

• Belangrijk maar niet urgent: deze items zijn belangrijk, maar vereisen geen onmiddellijke actie en er moet een langetermijnstrategie voor ontwikkeling worden opgesteld. Streef ernaar het grootste deel van uw tijd in dit kwadrant door te brengen.

• Urgent maar niet belangrijk: Deze taken zijn urgent maar niet belangrijk. Minimaliseer, delegeer of elimineer ze omdat ze niet bijdragen aan uw output. Het zijn over het algemeen afleidingen die het gevolg kunnen zijn van de slechte planning van anderen.

• Niet urgent en niet belangrijk: deze activiteiten hebben weinig of geen waarde en moeten zoveel mogelijk worden geëlimineerd.

Hier is een blik op wat voor soort activiteiten in elk kwadrant vallen. Probeer je eigen tijdmanagementmatrix te maken en items van je takenlijst en dagelijkse activiteiten in te voegen om te evalueren hoe je jouw tijd momenteel besteedt.

Wanneer u prioriteiten kunt stellen, kan uw persoonlijke tijdbeheer een heel nieuw niveau bereiken. Je weet waar je je tijd aan moet besteden op die dagen dat er gewoon niet genoeg uren zijn.

4. Groepeer soortgelijke taken bij elkaar.

Bespaar tijd en mentale energie door te proberen alle soortgelijke taken af ​​te ronden voordat je doorgaat naar de volgende. Maak bijvoorbeeld aparte tijdsblokken voor het beantwoorden van e-mails, het voeren van telefoongesprekken, digitale archivering, enz. Beantwoord geen e-mails en berichten zodra ze binnenkomen, gezien dit kan zorgen voor grote afleiding. Schakel je telefoon- en e-mailmeldingen uit om de verleiding volledig te elimineren om op een ongewenst tijdstip deze te controleren.

5. Vermijd de drang om te multitasken

Dit is een van de eenvoudigste tips voor timemanagement voor op het werk, maar het kan ook een van de moeilijkste zijn om te volgen. Concentreer je op de taak die voor je ligt en blokkeer alle afleiding. Het kan verleidelijk zijn om te multitasken, maar je schiet jezelf gewoon in de voet als je dat probeert. Je verliest tijd en vermindert de productiviteit bij het overschakelen van de ene taak naar de andere. Eind van de dag heb je van alle taken een stukje gedaan maar niks is af.

6. Wijs tijdslimieten toe aan taken

Een deel van het maken van je planning zou moeten zijn om tijdslimieten voor taken in te stellen in plaats van gewoon door te werken totdat ze klaar zijn. Takenlijsten zijn handig en gestructureerd, maar soms heb je het gevoel dat je nooit iets afvinkt.

Als je op zoek bent naar een gestaag tempo in je workflow, kan de Pomodoro-techniek je helpen je takenlijst af te werken in stukjes van 25 minuten, waarbij je korte pauzes neemt tussen elke sessie en een langere pauze na het voltooien van vier sessies. Deze techniek balanceert een smalle focus met frequente pauzes, waardoor mentale belasting wordt verminderd en de motivatie behouden blijft. De reden hiervoor is dat we als mensen onze aandacht kort op iets kunnen focussen.

Als je liever je eigen tempo bepaalt, kun je met timeboxing verschillende hoeveelheden tijd blokkeren. Gebruik je tijdlogboek (stap 1) om een ​​schatting te krijgen van hoe lang een activiteit aan tijd zal kosten. Zodra je de aangegeven hoeveelheid tijd aan de taak hebt besteed, gaat je verder met de volgende belangrijke taak/activiteit. Je zult zien dat je productiviteit omhoog schiet en je takenlijst kleiner wordt als je deze tips toepast.

7. Bouw buffers in

Een van de leukere tips voor timemanagement voor op het werk: maak pauzes een onderdeel van je schema. Als je klaar bent met een taak, geef jezelf dan de tijd om te ademen. Neem mini-pauzes om op te laden, of dat nu een korte wandeling is, een spelletje pingpong, wat meditatie, enz. Dit zal zorgen voor nieuwe energie en motivatie om met de volgende taak aan de slag te gaan.

8. Leer nee zeggen

Je zult nooit leren hoe je de tijd op het werk kunt beheren als je niet leert nee te zeggen. Alleen jij weet echt waar je tijd voor hebt, dus als je een verzoek moet afwijzen om je te concentreren op belangrijkere taken, aarzel dan niet om dat te doen. En als je een project aanneemt dat duidelijk nergens toe leidt, wees dan niet bang om het los te laten. Vaak is dit makkelijk gezegd dan gedaan. Een tip die wij willen meegeven is om je collega’s te laten zien wat je allemaal nog moet doen. Dit kan het bezwaarde gevoel drastisch verminderen.

In plaats van veel taken tegelijk uit te voeren, is het verstandiger om taak per taak af te werken. Onthoud de 80/20-regel: 80% van de output komt van 20% van de input.

Als je geen nee kunt zeggen, probeer het dan de delegeren. Hoewel delegeren een moeilijke vaardigheid kan zijn om te leren, kan het wonderen verrichten om tijd vrij te maken in de agenda en een betere beheersing van timemanagement.

9. Zorg dat je georganiseerd bent

Voor effectief timemanagement moet deze tip echt op je takenlijst staan. Als je stapels papieren over je bureau hebt liggen, is het vinden van degene die je echt nodig hebt, als het zoeken naar een speld in een hooiberg. Er zijn maar weinig dingen zo frustrerend als het verspillen van kostbare tijd aan het zoeken naar zoekgeraakte items. Uit onderzoek blijkt ook dat een rommelige bureau slecht is voor de concentratie.

Als mensen kunnen we vaak heel slecht tegen grote veranderingen. Kleine veranderingen maken een groot verschil. Probeer een gearchiveerde bureau te hebben met zo min mogelijk afleiding. Dit geldt ook voor de documenten die op de laptop staan. Zorg dat zowel fysieke werkplek als de digitale werkplek netjes op orde zijn. Dit kost een keer veel tijd om het in te richten maar achteraf pluk je de vruchten ervan.

10. Elimineer afleiding

Sociale media, surfen op het internet, small talk met collega’s, Whatsapp, social media - de afleiding op het werk kan grenzeloos zijn. Een sleutel tot verbetering van timemanagement is proactief zijn om er vanaf te komen. Probeer afstand te nemen van zaken die afleiden. Sluit bijvoorbeeld alle schermen en laat alleen de schermen aanstaan die echt benodigd zijn voor het werk. Schakel berichtmeldingen uit en laat persoonlijke telefoontjes achter voor de middaglunch of na het werk.

Neem babystapjes en begin klein. Identificeer je twee belangrijkste afleidingen en concentreer je er de eerste twee weken op om die te verminderen. En onthoud dat voldoende slaap, voldoende water drinken en gezond eten u allemaal kunnen helpen om tijdens de werkdag gefocust te blijven, vooral wanneer die middag inzinking toeslaat. Gezien dit voor ons rond 14.00 uur is, spelen wij een potje tafelvoetbal.

Daar heb je het: tien tips voor betere time management op het werk die je productiviteit naar een heel nieuw niveau kunnen tillen. Binnen de kotste keren hou je tijd over om naar de sportschool te gaan, een nieuwe hobby te zoeken of om eens uitgebreid te komen.